Kartenzahlung einrichten: Schritt für Schritt zum ersten Umsatz
Kartenzahlung im Geschäft einrichten: Bedarf klären, Anbieter wählen, Unterlagen vorbereiten, Terminal anbinden und testen. Anleitung mit Checkliste und Zeitplan.
Kartenzahlung einzurichten dauert je nach Anbieter und Gerät wenige Tage bis zu mehreren Wochen. Der Ablauf ist immer ähnlich: Bedarf klären, Angebote vergleichen, Vertrag abschließen und Identität sowie Geschäftstätigkeit nachweisen, Gerät in Betrieb nehmen, Kasse anbinden und mit Testzahlungen prüfen. Wer die nötigen Unterlagen vorab bereithält, spart die meiste Zeit. Diese Anleitung führt Sie durch alle Schritte.
Schritt 1: Bedarf klären
Bevor Sie Angebote einholen, beantworten Sie folgende Fragen:
- Wie hoch ist Ihr erwarteter Kartenumsatz im Monat, und wie viele Zahlungen sind das?
- Welche Karten erwartet Ihre Kundschaft (Girocard, Visa, Mastercard, Wallets wie Apple Pay und Google Pay)?
- Brauchen Sie ein festes Gerät am Tresen, ein mobiles Gerät oder beides?
- Muss das Gerät an eine Kasse angebunden werden?
- Brauchen Sie Trinkgeldfunktion, Tischzahlung oder Rechnungsversand per Link?
Mit den Antworten lässt sich ein Angebot gezielt prüfen. Orientierung gibt die Übersicht der Lösungstypen.
Schritt 2: Angebote einholen und vergleichen
Fordern Sie von mindestens drei Anbietern schriftliche Angebote an. Nennen Sie jeweils dieselben Umsatzzahlen und lassen Sie sich Entgelte für Girocard, EU-Verbraucherkarten, Firmenkarten und Karten aus Drittstaaten getrennt aufführen. Rechnen Sie anschließend jeden Vorschlag mit dem Gebührenrechner durch. Wie Sie dabei vorgehen, steht im Beitrag Kosten pro Umsatz berechnen.
Prüfen Sie parallel, ob der Anbieter in Deutschland zugelassen ist. Zahlungsinstitute finden Sie im Register der BaFin.
Schritt 3: Unterlagen vorbereiten
Zahlungsdienstleister müssen Ihre Identität und Ihr Geschäft prüfen. Rechtsgrundlage ist unter anderem das Geldwäschegesetz. Typischerweise werden verlangt:
| Unterlage | Zweck |
|---|---|
| Ausweis der vertretungsberechtigten Person | Identitätsprüfung |
| Gewerbeanmeldung oder Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit | Nachweis der Geschäftstätigkeit |
| Handelsregisterauszug bei GmbH, UG, OHG, KG | Vertretungsverhältnisse |
| Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten | Geldwäscheprävention |
| Bankverbindung (IBAN) für Auszahlungen | Auszahlungskonto |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID | Identifikation, teils verlangt |
| Website, Speisekarte, Preisliste oder Katalog | Beschreibung der Waren und Leistungen |
| Angabe zum erwarteten Umsatz | Risikoeinschätzung |
Die Identifizierung läuft häufig per Video- oder Online-Ident. Rechnen Sie mit Rückfragen, besonders bei neuen Unternehmen oder risikobehafteten Branchen.
Schritt 4: Vertrag prüfen und abschließen
Lesen Sie Vertrag und Preisverzeichnis vollständig. Arbeiten Sie die Checkliste Händlervertrag ab. Achten Sie besonders auf Mindestlaufzeit, Kündigung, Terminalmiete, Rückbuchungsregeln und Preisanpassungsklauseln. Details finden Sie im Beitrag Händlervertrag prüfen.
Schritt 5: Gerät und Netz einrichten
Nach Freischaltung erhalten Sie Terminal, Zugangsdaten und eine Terminal-ID. Typische Aufgaben:
- Gerät auspacken, laden und mit Netzwerk oder WLAN verbinden.
- Terminal mit dem Anbieter-Server verbinden (Initialisierung, oft automatisch).
- Händlerbelege und Absenderdaten prüfen, etwa Firmenname und Anschrift.
- Zugangsrechte festlegen, etwa Passwörter für Stornos und Kassenabschluss.
- Stornofunktion, Rückerstattung und Trinkgeld testen.
Bei Mobilfunkgeräten achten Sie auf Empfang am Verkaufsplatz. Bei Gastronomie lohnt sich ein Gerät mit eigenem Mobilfunk als Rückfall, falls das WLAN ausfällt.
Schritt 6: Kasse anbinden
Wenn Sie ein Kassensystem nutzen, sollte der Betrag automatisch an das Terminal übergeben werden. So vermeiden Sie Tippfehler und Differenzen. Prüfen Sie, ob Kasse und Terminal kompatibel sind und ob Schnittstellenkosten anfallen. Zu den steuerlichen Anforderungen lesen Sie Kasse, TSE und Kartenterminal.
Schritt 7: Testen und Mitarbeitende einweisen
Führen Sie Testzahlungen mit verschiedenen Karten durch: Girocard, Kreditkarte, kontaktlos, Smartphone-Wallet. Prüfen Sie Belege, Stornos und Tagesabschluss. Weisen Sie Mitarbeitende ein: Wie verhalten sie sich bei abgelehnter Zahlung, bei Kartenverdacht, bei Reklamation? Notieren Sie die Telefonnummer des Supports am Terminal.
Schritt 8: Kunden informieren
Zeigen Sie gut sichtbar, welche Zahlungsmittel Sie akzeptieren, zum Beispiel am Eingang oder an der Kasse. Das beugt Missverständnissen vor. Wenn Sie bestimmte Karten nicht akzeptieren, muss das erkennbar sein, bevor Kundschaft Waren auswählt oder Leistungen bestellt.
Zeitplan (grobe Orientierung)
- Angebotsphase: wenige Tage bis zwei Wochen,
- Vertrag und Prüfung durch den Anbieter: meist einige Tage bis wenige Wochen,
- Lieferung und Einrichtung: wenige Tage,
- Test und Schulung: ein bis zwei Tage.
Planen Sie vor einem Saisonstart rechtzeitig, damit das Gerät rechtzeitig läuft.
Typische Stolpersteine in den ersten Wochen
Auch nach erfolgreicher Einrichtung treten in den ersten Wochen oft Kleinigkeiten auf, die sich vermeiden lassen. Häufig stimmt der auf dem Beleg gedruckte Firmenname nicht mit dem Namen überein, den Kundinnen und Kunden kennen. Dann erkennen sie die Abbuchung auf dem Kontoauszug nicht und melden sie später als unbekannt. Prüfen Sie deshalb gleich zu Beginn, wie Ihr Betrieb auf dem Kontoauszug erscheint. Ebenso wichtig ist der Auszahlungsrhythmus: Wenn Sie Liquidität für Wareneinkauf brauchen, sollten Sie wissen, an welchem Tag das Geld eintrifft, und diese Zeitspanne in Ihre Planung einbeziehen. Legen Sie außerdem fest, wer im Betrieb Stornos und Rückerstattungen freigeben darf, und ändern Sie das Standardpasswort des Terminals sofort. Wer diese drei Punkte in der ersten Woche klärt, erspart sich spätere Diskussionen mit Kundschaft und Anbieter.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Freischaltung?
Das hängt von Anbieter, Vollständigkeit der Unterlagen und Branche ab. Einfache Fälle gehen schnell, Rückfragen verlängern die Zeit.
Brauche ich ein Geschäftskonto?
Ein separates Konto ist nicht in jedem Fall Pflicht, aber sinnvoll, um Umsätze sauber zu trennen. Manche Anbieter verlangen ein Konto auf den Firmennamen.
Was passiert bei Verdacht auf Betrug an der Kasse?
Brechen Sie die Zahlung ab, wenn Sie unsicher sind, und rufen Sie bei Zweifeln den Support des Anbieters an. Lassen Sie Mitarbeitende dafür schulen.
Quellen
- BaFin — Zulassungsregister für Zahlungsinstitute
- Zoll, Financial Intelligence Unit — Hinweise zur Geldwäscheprävention
- Deutsche Bundesbank — Zahlungsverkehr
