Kartenzahlung: Kosten pro Umsatz berechnen und den effektiven Satz finden
So berechnen Sie die tatsächlichen Kosten der Kartenzahlung: effektiver Prozentsatz, Break-even bei Fixentgelten und Rechenbeispiele nach Durchschnittsbon und Umsatz.
Die aussagekräftigste Kennzahl für Kartenzahlungen ist der effektive Satz: alle Kosten eines Monats, die durch Kartenzahlung entstehen, geteilt durch den Kartenumsatz dieses Monats. Er macht Angebote mit Prozentsatz, Fixentgelt und Miete vergleichbar und zeigt, ob sich ein Wechsel lohnt. Dieser Beitrag erklärt die Berechnung, zeigt typische Rechenwege und weist auf Fallen hin, die das Ergebnis verfälschen.
Die Formel Schritt für Schritt
Effektiver Satz = (Prozentuale Entgelte + Fixentgelte + Fixkosten) ÷ Kartenumsatz × 100
- Prozentuale Entgelte: Kartenumsatz × Prozentsatz. Bei mehreren Sätzen (zum Beispiel Girocard und Kreditkarte) rechnen Sie jeden Umsatzanteil mit seinem Satz.
- Fixentgelte je Zahlung: Zahl der Zahlungen × Fixbetrag.
- Fixkosten: Terminalmiete, Grundgebühr, Netzbetrieb, Servicepauschalen für einen Monat.
- Summe teilen: Gesamtkosten geteilt durch Kartenumsatz.
Wenn Sie Einmalkosten haben (Einrichtung, Gerät), verteilen Sie sie auf den Nutzungszeitraum. Wer 240 € Einrichtung über 24 Monate rechnet, setzt 10 € pro Monat an.
Wie Durchschnittsbon und Fixentgelt zusammenwirken
Ein Fixentgelt je Zahlung wirkt umso stärker, je kleiner der Bon ist. Bei einem Fixentgelt von 0,10 € gilt (alle Werte illustrativ):
| Durchschnittsbon | Wirkung des Fixentgelts | Plus Prozentsatz 1,0 % | Effektiver Satz |
|---|---|---|---|
| 5 € | 2,00 % | 1,00 % | 3,00 % |
| 15 € | 0,67 % | 1,00 % | 1,67 % |
| 50 € | 0,20 % | 1,00 % | 1,20 % |
| 150 € | 0,07 % | 1,00 % | 1,07 % |
Für Betriebe mit vielen kleinen Zahlungen (Bäckerei, Kiosk, Imbiss) ist ein Modell ohne Fixentgelt oft sinnvoller, auch wenn der Prozentsatz höher liegt. Für Betriebe mit größeren Bons (Handwerk, Fachhandel, Dienstleistung) ist ein niedriger Prozentsatz mit kleinem Fixentgelt oft günstiger.
Break-even zwischen zwei Modellen
Der Break-even beschreibt den Bon, ab dem ein Modell günstiger ist als das andere. Rechenweg:
Modell A: Prozentsatz a, Fixentgelt f. Modell B: Prozentsatz b (höher), kein Fixentgelt.
Gleichsetzen: Bon × a + f = Bon × b, also Bon = f ÷ (b − a).
Beispiel (illustrativ): Modell A: 1,0 % plus 0,10 €. Modell B: 1,5 % ohne Fixentgelt. Break-even-Bon = 0,10 € ÷ (0,015 − 0,010) = 0,10 ÷ 0,005 = 20 €. Bei Bons unter 20 € ist B günstiger, darüber A. Haben Sie unterschiedliche Bons, nehmen Sie den Mittelwert Ihrer Umsätze nicht blind, sondern prüfen Sie die Verteilung. Wenn die Hälfte der Zahlungen bei 8 € und die andere bei 60 € liegt, ist der Durchschnitt irreführend.
Fixkosten richtig einbeziehen
Fixkosten wirken wie ein Sockelbetrag. Mit 20 € Terminalmiete und 2.000 € Kartenumsatz ergeben sich bereits 1,0 % allein aus der Miete. Bei 10.000 € Kartenumsatz sind es 0,2 %. Wer wenig Kartenumsatz hat, sollte Modelle ohne Grundgebühr prüfen, selbst wenn der Prozentsatz höher ist.
Achten Sie auf versteckte oder variable Posten:
- Mindestumsatz oder Mindestentgelt (Sie zahlen mindestens X € im Monat),
- Gebühren für Auszahlung, Reports oder Papierrechnung,
- Gebühren für Rückbuchungen und Anfragen,
- Gebühren für inaktive Terminals.
Durchspielen mit dem Gebührenrechner
Der Gebührenrechner berechnet umsatzabhängige Entgelte und den Umsatz nach Entgelten und Fixkosten. Gehen Sie so vor:
- Tragen Sie Ihren Monatsumsatz mit Karte ein (aus der letzten Abrechnung).
- Tragen Sie die Zahl der Zahlungen ein.
- Setzen Sie Prozentsatz und Fixentgelt des Angebots ein.
- Tragen Sie Terminalmiete und Grundgebühr als Fixkosten ein.
- Wiederholen Sie dies für jedes Angebot und vergleichen Sie die Ergebnisse.
Teilen Sie anschließend die Summe aus „umsatzabhängigen Entgelten“ und Fixkosten durch den Kartenumsatz. Das ist Ihr effektiver Satz.
Beispiel mit Kartenmix (illustrativ)
Ein Betrieb hat 10.000 € Kartenumsatz im Monat: 6.000 € Girocard und 4.000 € Visa/Mastercard. Das Angebot: Girocard 0,4 % plus 0,04 € je Zahlung bei 200 Zahlungen, Visa/Mastercard 1,2 % bei 80 Zahlungen, Fixkosten 25 €. Alle Werte sind frei gewählt.
- Girocard: 6.000 € × 0,4 % = 24 € plus 200 × 0,04 € = 8 €, zusammen 32 €.
- Visa/Mastercard: 4.000 € × 1,2 % = 48 €.
- Fixkosten: 25 €.
- Summe: 105 €, entspricht 1,05 % vom Kartenumsatz.
Ein anderes Angebot mit pauschal 1,1 % und 10 € Fixkosten käme auf 110 € + 10 € = 120 €, also 1,20 %. Erst die Rechnung mit dem Kartenmix zeigt, wo der Unterschied liegt.
Typische Fehler bei der Rechnung
- Umsatz brutto und netto verwechseln: Rechnen Sie konsequent mit dem Kartenumsatz, der tatsächlich über das Terminal läuft, inklusive Trinkgeld, wenn dieses ebenfalls über die Karte geht.
- Rückbuchungen nicht berücksichtigen: Sie verändern das Ergebnis bei risikobehafteten Branchen.
- Nur einen Monat betrachten: Saisonale Schwankungen verfälschen den Mittelwert. Nehmen Sie lieber ein Jahr oder mindestens drei Monate.
- Einmalkosten vergessen: Einrichtung, Gerät, Zubehör, Schnittstellenlizenzen.
Weitere typische Stolpersteine finden Sie im Beitrag Häufige Fehler bei Kartenzahlung und Vertrag.
Häufige Fragen
Welcher effektive Satz ist „normal“?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Er hängt von Kartenmix, Bon und Vertrag ab. Entscheidend ist der Vergleich Ihrer Angebote untereinander und mit Ihren eigenen Vorwerten.
Muss ich Umsatzsteuer auf Kartenentgelte beachten?
Entgelte für Zahlungsdienste sind in der Regel umsatzsteuerfrei, Terminalmiete oft nicht. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Wie oft sollte ich meine Kartenkosten prüfen?
Mindestens einmal im Jahr und bei größeren Änderungen von Umsatz oder Kartenmix.
Quellen
- Deutsche Bundesbank — Zahlungsverkehr und Kartenzahlung in Deutschland
- EUR-Lex — Verordnung (EU) 2015/751
- Bundesministerium der Finanzen — Steuerrecht und Umsatzsteuer
