Kartengebühren: Steuer und Buchhaltung für Selbstständige und Betriebe
Wie Sie Kartengebühren buchen: Betriebsausgabe, Umsatzsteuer bei Zahlungsentgelten, Terminalmiete, Abgleich von Auszahlungen und Aufbewahrungspflichten im Überblick.
Kartengebühren sind für Unternehmen in der Regel Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. Praktisch wichtig ist, dass Sie Umsatz und Entgelte getrennt erfassen: Der Zahlungsdienstleister zahlt meist den Umsatz abzüglich seiner Entgelte aus. Wer nur die Auszahlung als Einnahme bucht, weist zu wenig Umsatz aus und verstößt gegen den Grundsatz der Vollständigkeit. Dieser Beitrag erklärt die Grundlogik der Buchung, typische Fehler und Aufbewahrungsfristen. Er ersetzt keine Beratung durch Steuerberatung.
Brutto statt netto: Umsatz und Entgelte trennen
Angenommen, ein Betrieb erzielt an einem Tag 1.000 € Kartenumsatz (brutto, also inklusive Umsatzsteuer). Der Anbieter behält 12 € Entgelte ein und zahlt 988 € aus. Richtig ist (Zahlen illustrativ):
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Umsatz laut Kasse (Zahlungsart Karte) | 1.000 € |
| Entgelte des Zahlungsdienstleisters (Aufwand) | 12 € |
| Auszahlung auf dem Konto | 988 € |
Der Umsatz wird mit 1.000 € erfasst, die Entgelte als Aufwand. Die Auszahlung ist nur der Geldeingang. Die Differenz zwischen Kasse und Konto entspricht den Entgelten. Wenn Sie Kartenumsätze zunächst über ein Durchlaufkonto (Geldtransit) buchen, gleicht die Buchhaltung Abweichungen sauber aus.
Betriebsausgabe und Umsatzsteuer
Betriebsausgabe: Entgelte für Kartenzahlung, Terminalmiete, Grundgebühren und Servicepauschalen sind bei betrieblicher Veranlassung Betriebsausgaben. Bei Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung zählen sie im Jahr der Zahlung, bei Bilanzierung periodengerecht.
Umsatzsteuer: Die Behandlung unterscheidet sich je nach Leistung. Zahlungsverkehrsleistungen sind nach dem Umsatzsteuergesetz in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass auf reine Transaktionsentgelte häufig keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und Sie daraus keinen Vorsteuerabzug haben. Dagegen unterliegt die Vermietung eines Terminals oder Leistungen wie Software und Support in der Regel der Umsatzsteuer. Dann ist Vorsteuerabzug möglich, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die Einordnung im Einzelfall hängt vom Vertrag und der Rechnung ab. Lassen Sie sich von Steuerberatung bestätigen, wie Sie die Posten buchen.
Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer (§ 19 UStG) können Kartenzahlung nutzen. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug, die Entgelte und Terminalkosten sind trotzdem Betriebsausgaben (brutto, inklusive eventuell berechneter Umsatzsteuer). Beachten Sie, dass die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung seit 2025 angepasst wurden. Aktuelle Werte und Details prüfen Sie bitte beim Bundesministerium der Finanzen oder bei Ihrer Steuerberatung.
Trinkgeld und Kartenzahlung
Trinkgelder, die Gäste über das Terminal zahlen, sind für Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG), sofern sie freiwillig und ohne Rechtsanspruch an die Beschäftigten gezahlt werden. Das Trinkgeld muss in der Buchhaltung sauber als durchlaufender Posten behandelt werden, damit es nicht als Betriebseinnahme erscheint. Für Inhaberinnen und Inhaber selbst gelten andere Regeln. Klären Sie die Behandlung mit Steuerberatung, da Details bei Trinkgeldern über Terminals oft zu Fehlern führen.
Abgleich: Kasse, Terminal und Konto
Ein monatlicher Abgleich verhindert Differenzen:
- Kassenjournal: Summe der Kartenzahlungen je Tag.
- Terminalabschluss: Summe der Transaktionen je Tag.
- Auszahlungsbericht des Anbieters: Brutto, Entgelte, Rückbuchungen, Netto.
- Kontoauszug: Eingegangene Auszahlungen.
Weichen Werte ab, suchen Sie die Ursache: Stornos, Rückbuchungen, zeitliche Verschiebung zwischen Tagesabschluss und Auszahlung, Einbehalte. Hilfreich ist ein Verrechnungskonto, das nach dem Abgleich auf null stehen sollte. Wenn Sie die Zahlen Ihrem Steuerbüro übergeben, nutzen Sie dieselbe Struktur.
Rückbuchungen und Gebühren buchen
Rückbuchungen (Chargebacks) mindern den Umsatz oder erzeugen Forderungen. Gebühren dafür sind Aufwand. Sammeln Sie Belege, damit die Nachvollziehbarkeit gewahrt bleibt, siehe Chargeback und Rückbuchung. Bei verlorenen Fällen kann ein Forderungsausfall vorliegen, den die Steuerberatung einordnet.
Aufbewahrung
Buchungsbelege, Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters, Terminalabschlüsse und Verträge gehören zu den Unterlagen, die Sie nach den Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs vorhalten müssen. Die Fristen betragen je nach Unterlagenart sechs oder zehn Jahre. Bei elektronischen Unterlagen sind die GoBD zu beachten (unveränderbare, auswertbare Archivierung). Eine reine Papierablage reicht bei elektronisch entstandenen Belegen nicht immer aus. Die genauen Anforderungen für Ihre Unterlagen klärt Ihre Steuerberatung. Zu Kasse und Belegen lesen Sie auch Kasse, TSE und Kartenterminal.
Kosten und Kalkulation
Kartenentgelte sind Teil Ihrer Kosten und sollten in die Preiskalkulation einfließen. Rechnen Sie mit dem effektiven Satz aus Kosten pro Umsatz berechnen. Ob Sie die Kosten über Preise weitergeben, ist eine wirtschaftliche Entscheidung. Ein gesonderter Aufschlag auf Kartenzahlung ist für gängige Zahlungsmittel unzulässig (Aufpreis bei Kartenzahlung).
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Steuerberatung dazu, wenn Sie eine neue Kasse einführen, wenn Entgelte und Umsatz nicht sauber abgrenzbar sind, bei Auslandsumsätzen und Fremdwährung, bei Trinkgeldern oder bei Rückbuchungen in größerem Umfang. Gute Buchhaltung spart Zeit bei Betriebsprüfungen.
Beispiel: Monatsabschluss für ein kleines Geschäft (illustrativ)
Ein Geschäft hat im Monat 8.000 € Kartenumsatz laut Kasse. Der Anbieter zahlt in vier Auszahlungen insgesamt 7.890 € aus und stellt 110 € Entgelte in Rechnung, die bereits abgezogen wurden. Im Verrechnungskonto stehen nun Soll 8.000 € (Umsatz aus der Kasse) und Haben 7.890 € (Geldeingänge). Die Differenz von 110 € wird als Aufwand für Zahlungsentgelte umgebucht, danach steht das Konto auf null. Bleibt ein Rest, deutet das auf Stornos, Rückbuchungen oder eine Auszahlung hin, die erst im Folgemonat eingeht. Wer diesen Abgleich jeden Monat macht, entdeckt falsche Abrechnungen früh und kann Einwände innerhalb der Fristen beim Anbieter geltend machen.
Häufige Fragen
Kann ich Kartengebühren steuerlich absetzen?
Ja, als Betriebsausgaben, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Die Behandlung der Umsatzsteuer hängt von der Art der Leistung ab.
Was ist mit der Terminalmiete?
Sie ist Betriebsausgabe und unterliegt in der Regel der Umsatzsteuer. Bei Kauf des Geräts wird abgeschrieben, bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gelten Sonderregeln.
Muss ich Kartenzahlungen anders buchen als Barumsätze?
Der Umsatz wird gleich erfasst, die Zahlungsart ist aber „Karte“. Der Geldeingang erfolgt später und gekürzt um Entgelte.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen — Umsatzsteuer, GoBD und Aufbewahrung
- Gesetze im Internet — Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung, Einkommensteuergesetz
- ELSTER — Steuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung
